In wachsenden Unternehmen ist der Zahlungsverkehr oft der Bereich mit dem höchsten Risiko und den wenigsten Kontrollen. Ein einziger Fehler oder Betrugsversuch kann einen erheblichen Schaden verursachen. Die gute Nachricht: Die wirksamsten Kontrollen erfordern kein großes System, sondern klare Regeln.
Feste Zahlungstage
Lieferanten sollten an festen Tagen bezahlt werden, etwa zweimal pro Woche. Zahlungen außerhalb dieser Tage brauchen eine Begründung und eine zusätzliche Freigabe. Nach jedem Lauf erhalten Lieferanten eine Zahlungsavis mit den bezahlten und den für spätere Termine vorgesehenen Rechnungen. Das reduziert Nachfragen und schafft Planbarkeit auf beiden Seiten.
Die Zahlungsdatei als Kontrollpunkt
Zwischen Rechnungsfreigabe und Bank liegt die Zahlungsdatei. Dort lassen sich Fehler systematisch abfangen:
- Lohnzahlungsdateien enthalten nur Zahlungen an Mitarbeiter, andere Empfänger werden getrennt bezahlt.
- Jede Änderung einer Bankverbindung wird mit Datum und Quelle historisiert.
- Bestätigte Korrekturen haben Vorrang vor neu gelieferten Stammdaten.
- Auffälligkeiten werden direkt an der betroffenen Zahlung angezeigt und müssen bewusst bestätigt werden.
Bankverbindungen verifizieren
Geänderte Bankverbindungen sind das Haupteinfallstor für Zahlungsbetrug. Jede Änderung sollte telefonisch über eine bereits bekannte Nummer bestätigt werden, nie über Kontaktdaten aus der E-Mail mit der Änderung. Die Empfängerprüfung, also der Abgleich von Name und IBAN durch die Bank, sollte überall genutzt werden, wo sie angeboten wird. Ein CFO sollte bei jeder Bank aktiv nachfragen, ab wann sie verfügbar ist.
Eigene Werkzeuge wie Software behandeln
Wo Systeme keine passenden Zahlungsdateien erzeugen, helfen oft kleine Werkzeuge, die Exporte in das Bankformat umwandeln. Sie sind nur dann ein Gewinn, wenn sie kontrolliert betrieben werden: offline, ohne externe Datenabrufe, mit geschützter Zahlungshistorie, versioniert und vor jedem Einsatz von der IT freigegeben.
Vier Augen auch in kleinen Teams
Wenn in einem Land nur eine Person Zahlungen vorbereiten kann, muss die Kontrolle anders organisiert werden. Eine bewährte Lösung: Die Personalabteilung prüft die vorbereiteten, aber noch nicht freigegebenen Lohnzahlungen, bevor die Geschäftsführung signiert. Bei Lieferantenzahlungen übernimmt die Geschäftsführung die finale Freigabe in der Bank.
Alles aufschreiben
Jeder wiederkehrende Zahlungsablauf braucht eine versionierte Arbeitsanweisung mit Rollen, Schritten und Kontrollen. Ist ein eigenes Werkzeug beteiligt, gehört die IT zu den Freigebern. So bleibt der Zahlungsverkehr auch bei Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel sicher.
