Viele Unternehmen planen ihre Liquidität auf Monatsbasis. Das Ergebnis sieht beruhigend aus: Jeder Monat schließt positiv. Doch Gehälter, Steuern und Lieferanten werden an bestimmten Tagen fällig, Kundenzahlungen kommen an anderen. Zwischen diesen Tagen können Lücken entstehen, die im Monatsplan unsichtbar bleiben. Ein einziger negativer Tag reicht, um Löhne oder wichtige Lieferanten nicht bezahlen zu können.
Der Tag ist die richtige Planungseinheit
Ein CFO sollte die Liquidität mindestens für die nächsten sechs bis zwölf Monate auf Tagesebene planen. Entscheidend ist nicht der Monatsendbestand, sondern der tiefste Punkt im Planungszeitraum. Diese Kennzahl gehört in jedes Reporting an die Geschäftsführung, zusammen mit dem Datum, an dem sie erreicht wird.
Jede Kostenart mit ihrem eigenen Rhythmus abbilden
Ein häufiger Fehler ist eine einheitliche Zahlungsregel für alle Ausgaben. In der Realität hat jede Kostenart ihren eigenen Zyklus:
- Material wird oft mehrmals im Monat fakturiert und mit Zahlungsziel beglichen.
- Subunternehmer rechnen häufig in kürzeren Abständen und mit kürzeren Zielen ab.
- Mieten, Leasing und Versicherungen kommen zu festen Terminen.
- Manche Leistungen, etwa Unterkünfte oder Lizenzen, werden im Voraus bezahlt.
Die beste Grundlage sind die eigenen Zahlungsdaten der Vergangenheit. Wer die bezahlten Rechnungen eines Jahres nach Kategorie, Rechnungsrhythmus und tatsächlicher Zahlungsdauer auswertet, bekommt realistische Annahmen statt Vermutungen. Diese Annahmen gehören in ein sichtbares, veränderbares Annahmenblatt.
Einnahmen nach Vertrag, nicht nach Leistung
Die Leistung zeigt, was verdient wurde, nicht wann das Geld eingeht. Für jeden wesentlichen Kunden sollten die vertraglichen Abrechnungs- und Zahlungstermine hinterlegt sein. Bei Projektgeschäft gilt das je Leistungsperiode. Sicherheitseinbehalte und deren Freigabetermine gehören ebenfalls in den Plan.
Steuern und Konzernsalden nicht vergessen
Umsatzsteuer bringt bei Zahlungseingängen zunächst Liquidität und fließt zum Fälligkeitstermin wieder ab. Bei quartalsweiser Abgabe entstehen große Einzelbeträge. Ertragsteuervorauszahlungen, Lohnsteuer und Sozialabgaben haben feste Termine. In Gruppen kommen konzerninterne Salden hinzu, etwa wenn eine Gesellschaft Rechnungen für eine andere bezahlt. Diese Ausgleichstermine sind steuerbar und sollten bewusst so gelegt werden, dass keine Gesellschaft an einem Tag ins Minus rutscht.
Personal folgt der Leistung nur verzögert
Wenn Aufträge auslaufen, sinkt die Leistung schneller als die Personalkosten. Ein guter Plan koppelt die Lohnkosten an den Leistungsverlauf, aber gedämpft. Wer das ignoriert, überschätzt das Ergebnis am Ende von Projekten und Geschäftsjahren deutlich.
Monatlich auf die Realität abstimmen
Ein Liquiditätsplan ist nur so gut wie seine Abstimmung. Jeden Monat sollte der Plan auf die echten Kontostände gesetzt werden, inklusive des letzten Zahlungslaufs. Abweichungen zum Vormonatsplan werden in einer Brücke erklärt: Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben, Steuern, Konzernverrechnung.
Drei Regeln für die Praxis
- Planen Sie täglich und berichten Sie den tiefsten Punkt, nicht nur den Monatsendbestand.
- Legen Sie Zahlungsläufe hinter die Tage, an denen große Kundenzahlungen eingehen.
- Halten Sie Szenarien bereit: verspätete Kundenzahlung, höhere Kostenquote, verschobene Steuerzahlung.
