Unternehmen, die über Ländergrenzen wachsen, sammeln Systeme: eine Buchhaltung beim Steuerberater, eine andere im Haus, dazu Speziallösungen für Rechnungseingang, Zahlungen und Lohn. Irgendwann ist ein gemeinsames ERP unvermeidlich. Die Entscheidung dafür ist leicht. Die Auswahl und die vertragliche Absicherung sind die eigentliche Arbeit des CFO.
Die richtigen Auswahlkriterien
Funktionslisten sind wenig hilfreich, weil fast jedes System fast alles kann. Entscheidender sind diese Fragen:
- Können alle Länder mit derselben Lösung arbeiten, inklusive lokaler Steuer-, Melde- und E-Rechnungspflichten?
- Gibt es in jedem Land erfahrene Partner, auch für die Zeit nach dem Go-live?
- Lassen sich Banken, Rechnungseingang, Lohn und Projektsteuerung sauber anbinden?
- Wie hoch sind die Gesamtkosten über fünf Jahre, inklusive Lizenzen, Betrieb und interner Ressourcen?
- Passt die Komplexität des Systems zur Größe des eigenen Finanzteams?
Branchenlösungen sind oft stark im Kerngeschäft, aber schwach in der Lokalisierung außerhalb ihres Heimatmarkts. Große Suiten können viel, binden aber Personal, das ein Mittelständler nicht hat.
Lokalisierung vor dem Angebot klären
Ein CFO sollte den Anbietern vor der Angebotsabgabe ein Briefing zu den Anforderungen jedes Landes geben: Umsatzsteuer-Meldungen, Zahlungsformate, Aufbewahrungspflichten, Lohnschnittstellen. Was nicht im Angebot steht, kommt später als Change Request.
Ein Festpreis braucht eine klare Definition
Festpreise bieten nur dann Sicherheit, wenn der Umfang präzise beschrieben ist. In den Vertrag gehören:
- der Festpreis mit hinterlegtem Aufwand,
- Obergrenzen und eine schriftliche Freigabe vor jeder Mehrleistung,
- eine definierte Betreuungsphase nach dem Go-live,
- Dokumentation als eigenes Lieferobjekt,
- klare Abnahmekriterien je Projektphase.
Die Dokumentation wird am häufigsten unterschätzt. Ohne sie bleibt das Unternehmen dauerhaft vom Implementierungspartner abhängig.
Eine Umgebung für die Gruppe
Für viele Gruppen ist eine gemeinsame Umgebung für alle Gesellschaften sinnvoller als eine Installation je Land. Konsolidierung, Berechtigungen, Updates und konzerninterne Abstimmung werden einfacher. Die Abstimmung mit Prüfern und lokalen Beratern zu Aufbewahrung und Datenstandort sollte vor der Entscheidung erfolgen.
Mit der Struktur beginnen
Kontenrahmen, Dimensionen für Projekte, Kostenarten und Gesellschaften sowie die Berichtsstruktur sollten feststehen, bevor die Einrichtung beginnt. Die Systemauswahl ist nach zwei Jahren vergessen. Eine schlecht durchdachte Struktur begleitet das Unternehmen ein Jahrzehnt und bestimmt, welche Fragen die Geschäftsführung überhaupt beantwortet bekommt.
