Die meisten ERP-Projekte scheitern nicht an der Software, sondern an den Daten. Wer erst zum Go-live feststellt, dass Salden, Stammdaten oder Zuordnungen nicht stimmen, korrigiert unter Zeitdruck und oft mitten im Jahresabschluss. Eine Testmigration mit echtem Stichtag verhindert genau das.
Eine Gesellschaft, ein realer Stichtag
Ein CFO sollte darauf bestehen, dass vor dem eigentlichen Go-live mindestens eine Gesellschaft probeweise migriert wird, mit echten Salden zu einem abgeschlossenen Stichtag. Danach werden die Folgemonate im neuen System weitergebucht. Erst dann zeigt sich, ob offene Posten, Anlagen, Projekte und Bankkonten sauber weiterlaufen und ob die Summen mit der bisherigen Buchhaltung übereinstimmen.
Stammdaten sind das eigentliche Projekt
Doppelte Lieferanten, veraltete Bankverbindungen und uneinheitliche Bezeichnungen sind in gewachsenen Systemen die Regel. Statt alte Listen ungeprüft zu übernehmen, lohnt sich ein anderer Weg: Material-, Kosten- und Gerätestammdaten aus den tatsächlich gebuchten Eingangsrechnungen ableiten, automatisiert auslesen, gruppieren und bereinigen. So steht im System, was wirklich gekauft wird.
Dimensionen bewusst entwerfen
Jede Dimension muss eine Berichtsfrage beantworten. Für projektgetriebene Unternehmen sind Projekt und Kostenart meist die wichtigsten. Weitere Merkmale sollten nur aufgenommen werden, wenn jemand den Bericht benennen kann, der sie braucht. Zu viele Dimensionen machen die Erfassung langsam und die Daten unzuverlässig.
Checkliste für die Testmigration
- Eröffnungsbilanz vollständig geladen und mit der Saldenliste abgestimmt.
- Offene Posten je Debitor und Kreditor abgestimmt.
- Anlagen mit Anschaffungswerten und Abschreibungen übernommen.
- Projekte mit Budget, Leistung und Kosten übernommen.
- Mindestens ein Folgemonat vollständig gebucht, inklusive Zahlungsverkehr.
- Berichte für Geschäftsführung und Konzern mit den Altsystemen verglichen.
Altsysteme geordnet ablösen
Mit dem ERP wandern Funktionen aus bestehenden Lösungen ins neue System. Kündigungsfristen, automatische Verlängerungen und Zeichnungsberechtigungen in den bestehenden Verträgen sollten früh geprüft werden. Gleichzeitig müssen Belege und Freigabehistorie für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist zugänglich bleiben. Ein reiner Archivzugang ist meist verhandelbar, wenn man ihn rechtzeitig anspricht.
Fazit
Die Testmigration kostet einige Wochen. Sie liefert eine konkrete Fehlerliste zu Template, Kontenmapping, Stammdaten und Ladereihenfolge. Ohne sie tauchen dieselben Fehler im Januar auf, wenn niemand Zeit für sie hat.
