Steigen die Kosten schneller als der Umsatz, will die Geschäftsführung wissen, warum. In vielen Unternehmen beginnt dann keine Ursachenanalyse, sondern eine Diskussion darüber, ob die Berichte stimmen. Der Grund ist fast immer derselbe: Finance, Kalkulation und Operations verwenden dieselben Wörter für unterschiedliche Dinge.
Das Problem der verschiedenen Definitionen
Die Kalkulation versteht unter Direktkosten oft Material und Fremdleistungen. Die operative Leitung ordnet Werkzeuge oder Kleingeräte den Gemeinkosten zu. Die Buchhaltung bucht nach Kontenrahmen. Jede Sicht ist in sich logisch. Zusammen machen sie Margen zwischen Kalkulation, Hochrechnung und Ist unvergleichbar.
Eine verbindliche Kostenmatrix
Ein CFO sollte eine Kostenklassifikation erarbeiten, die alle Beteiligten gemeinsam verabschieden. Sie definiert Kostenebenen und Zwischensummen der Ergebnisrechnung, zum Beispiel:
- Ebene 1: direkte Leistungskosten, also alles, was unmittelbar durch die Leistung verursacht wird, einschließlich Werkzeuge und Geräte.
- Ebene 2: auftragsbezogene Gemeinkosten wie Projektleitung, Logistik und Unterbringung.
- Ebene 3: Gemeinkosten der Gesellschaft ohne Auftragsbezug.
Ebenso wichtig sind Regeln für Sonderfälle. Sicherheitseinbehalte des Kunden etwa gehören in den Umsatz. Werden sie herausgerechnet, erscheint jede Auftragsmarge schlechter, als sie ist.
Berichte, die die Frage beantworten
Eine Struktur hilft nur, wenn der Bericht die Frage der Geschäftsführung direkt beantwortet. Für jeden Auftrag sollten Leistung, Kosten nach Ebenen und Marge monatlich nebeneinanderstehen, mit der Abweichung zur Kalkulation. Dann wird sichtbar, ob Kosten nur zeitlich vorgezogen sind oder tatsächlich über Plan liegen.
Kritik als Chance nutzen
Wenn Operations die Finanzberichte kritisiert, werden sie zumindest gelesen. Die richtige Reaktion ist nicht, die Zahlen zu verteidigen, sondern die Definitionen gemeinsam festzulegen und schriftlich zu verabschieden. Danach kann die Diskussion wieder um Ursachen und Maßnahmen gehen.
Der richtige Zeitpunkt
Die Kostenklassifikation sollte stehen, bevor ein neues ERP eingerichtet wird. Später bedeutet jede Änderung Umbuchungen, neue Berichte und verlorenes Vertrauen in die Zahlen.
