Lieferantenrechnungen durchlaufen in den meisten Unternehmen einen klaren Freigabeprozess. Rechnungen von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Anwälten werden dagegen häufig einfach bezahlt. Sie sind fachlich schwer zu beurteilen und kommen von Partnern, denen man vertraut. Genau deshalb fehlt oft die Übersicht, was vereinbart und was berechnet wurde.
Ein Register aller Beratungsleistungen
Ein CFO sollte für jeden externen Berater ein Register führen: Angebot oder Auftragsschreiben, vereinbarte Leistungen, Honorarbasis, Abschläge und alle Rechnungen. Erst der Abgleich zwischen Vereinbarung und Abrechnung zeigt, ob Leistungen doppelt berechnet wurden, Stundennachweise zur Rechnung passen und Abschlagsänderungen schriftlich vereinbart sind.
Typische Schwachstellen
- Es gibt kein unterschriebenes Angebot oder Auftragsschreiben.
- Pauschale und stundenbasierte Leistungen werden vermischt, sodass niemand die Entwicklung der Kosten nachvollziehen kann.
- Positionen erscheinen auf mehreren Rechnungen.
- Stundennachweise fehlen oder passen nicht zur Rechnung.
- Monatliche Abschläge werden ohne schriftliche Vereinbarung geändert.
Kontrollen, die wirken
- Für jeden Beratungsauftrag oberhalb einer festgelegten Wertgrenze braucht es ein unterschriebenes Angebot oder eine schriftliche Bestätigung.
- Rechnungen werden zeilenweise gegen den Auftrag geprüft, inklusive Stundensätze und Nachweise.
- Im ERP wird jede Beraterrechnung einem Vertrag zugeordnet. Ohne Vertrag keine Freigabe.
Auftragsschreiben richtig verhandeln
Vereinbarungen aus E-Mails müssen im Auftragsschreiben wieder auftauchen: feste Honorarobergrenzen, gestufte Beauftragung, schriftliche Kostenschätzung vor jeder Zusatzleistung. Fehlen diese Punkte im Vertrag, sollte ein CFO nicht unterschreiben, sondern eine überarbeitete Fassung verlangen. Die Reihenfolge ist entscheidend: Erst wenn das Papier stimmt, wird unterschrieben.
Dieselbe Disziplin für Software
SaaS-Verträge verdienen dieselbe Aufmerksamkeit. Automatische Verlängerungen, abweichende Vertragsjahre und Unterschriften ohne Vollmacht sind häufiger, als man denkt. Ein zentrales Vertragsregister mit Laufzeiten und Kündigungsfristen ist eine der günstigsten und wirksamsten Kontrollen, die ein Finanzbereich einführen kann.
Fazit
Gute Beraterbeziehungen leiden nicht unter Kontrolle, sie profitieren davon. Klare Aufträge und nachvollziehbare Rechnungen vermeiden Missverständnisse auf beiden Seiten.
