In internationalen Gruppen fließt Geld zwangsläufig zwischen den Gesellschaften: Darlehen, Kostenumlagen, Dividenden und zunehmend Lizenzgebühren für Marke und Know-how. Jede dieser Zahlungen verschiebt Gewinne zwischen Steuerhoheiten. Betriebsprüfer schauen entsprechend genau hin. Die Aufgabe des CFO ist nicht Steueroptimierung um jeden Preis, sondern belastbare Ordnung.
Konzerndarlehen: Vertrag und Zinssatz
Jedes Konzerndarlehen braucht einen schriftlichen Vertrag mit Betrag, Rahmen für weitere Auszahlungen, Laufzeit, Tilgung, Kündigung und Zinssatz. Der Zinssatz muss dem entsprechen, was fremde Dritte vereinbaren würden. Ein CFO sollte die Herleitung so dokumentieren, dass ein Prüfer sie ohne Rückfrage nachvollziehen kann: Referenzzinssatz, Aufschlag für das Kreditrisiko des Darlehensnehmers, Quellen zum Stichtag und die nationalen Vorgaben beider Länder.
Konzernsalden zeitnah abrechnen
Bezahlt eine Gesellschaft regelmäßig Rechnungen für eine andere, entstehen Salden, die schnell erhebliche Größenordnungen erreichen. Sie sollten zeitnah weiterberechnet werden, mit angemessenem Aufschlag, und in der Liquiditätsplanung terminiert sein. Bestehende Darlehen zwischen Mutter und Tochter lassen sich oft über Ausschüttungen ausgleichen, wenn Beschlüsse und Fristen in beiden Ländern sauber vorbereitet sind.
Lizenzgebühren: erst die Funktionsanalyse
Hält die Muttergesellschaft eine Marke, die die Töchter nutzen, liegt eine Lizenzgebühr nahe. Vertretbar ist sie nur, wenn die Mutter die wesentlichen Funktionen rund um die Marke tatsächlich ausübt: Entwicklung, Pflege, Schutz und Verwertung. Deshalb steht am Anfang eine Funktions- und Risikoanalyse. Erst wenn sie eine Lizenzgebühr trägt, lohnt sich ein Fremdvergleich mit Datenbanken. Ein gestuftes Mandat mit festen Honorarobergrenzen schützt vor unnötigen Kosten.
Gestaltungsfragen früh klären
- Rückwirkend oder ab jetzt: Rückwirkende Lizenzgebühren für abgeschlossene Jahre sind schwer zu verteidigen.
- Fester Satz oder variable Staffel: Ein fester Prozentsatz vom Nettoumsatz ist einfach zu verstehen und zu prüfen.
- Verlustjahre: Eine Lizenzgebühr, die eine Tochter dauerhaft in die Verluste treibt, wirft Fragen auf.
- Quellensteuer: Innerhalb der EU lässt sie sich unter Voraussetzungen vermeiden, Nicht-EU-Staaten brauchen eine eigene Prüfung.
- Zusammenspiel mit Umlagen: Kostenaufschläge und Lizenz dürfen dieselbe Leistung nicht doppelt abgelten.
Dokumentation als laufender Prozess
Verrechnungspreisdokumentation ist kein einmaliges Projekt. Verträge, Berechnungen und Quellen sollten jährlich aktualisiert und zentral abgelegt werden. Wer das konsequent tut, spart in der Betriebsprüfung Zeit, Nerven und Nachzahlungen.
